Privacy statement

Privacystatement en cookiebeleid

Waarom dit privacystatement?

Dank voor jouw interesse in Flox en onze dienstverlening. Ten behoeve van deze dienstverlening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en we zullen dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan. In dit privacystatement willen wij je hierover nader informeren. Voor specifieke dienstverlening kunnen aparte of aanvullende regels van toepassing zijn.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Flox is de verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 - de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onderaan tref je de contactgegevens van Flox aan.

Als we het over Flox hebben dan hebben we het over de juridische entiteit Flox B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30251251. Deze privacyverklaring geldt tevens voor Flox Diensten B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67297552. Beide zullen hierna ‘Flox’ worden genoemd.

Voor welke doelen verzamelt Flox jouw persoonsgegevens?

In het algemeen verzamelen en verwerken wij jouw gegevens alleen voor de uitvoering van onze taken als uitzend- en detacheringsbureau, zoals bijvoorbeeld bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, bemiddeling van ZZP’ers, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement. Meer specifiek vragen wij je om jouw persoonsgegevens met ons te delen voor onder andere de volgende doeleinden:
Om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.
Om een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren.
Om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, jouw beschikbaarheid vast te leggen en je in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties.
Om je te bemiddelen naar werk, jou carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden waaronder onder andere opleidingen, je in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor je te regelen.
Om met jou, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen.
Om je te informeren over onze dienstverlening en onze overige activiteiten om deze beter te kunnen laten aansluiten op jouw wensen en kwaliteiten (bijvoorbeeld het toezenden van een vacature-alert).
Voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid
Om je met je eigen account toegang te kunnen geven tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten webomgeving.
Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen en/of het aanvragen van subsidies en premiekortingen, denk bijvoorbeeld aan de identificatie of het afdragen van belastingen en sociale premies
Om wettelijke re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan de opdracht van de overheid om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
Om je persoonlijke berichten en speciale aanbiedingen te kunnen sturen die aansluiten op jouw persoonlijke interesses, gebaseerd op de informatie die je met ons hebt gedeeld en de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over jouw gebruik van de websites/social media/blogs van Flox.
Om onze producten en dienstverlening (o.a. via onze website en de besloten web-omgeving) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of de diensten van Flox op te lossen.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij jouw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we je conform de wet hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.

Op welke wettelijke gronden mogen wij jouw gegevens verzamelen?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens:

Omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om maatregelen te nemen zo’n overeenkomst te sluiten. Denk aan het tot stand komen van een arbeidsovereenkomst
Omdat dit nodig is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het betalen van belastingen of het uitvoeren van verzuimwetgeving in het kader van een dienstverband
Omdat je (indien van toepassing) daar toestemming voor hebt gegeven. Gegeven toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken
Op basis van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor zover de wet en jouw privacy dit toelaten

Waar en wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?
Je kunt jouw persoonsgegevens op meerdere manieren met Flox delen, bijvoorbeeld door:

Je in te schrijven voor werk op onze vestiging
Te solliciteren via onze website
Een arbeidsovereenkomst met ons aan te gaan
Communicatie met Flox over een dienst, bijvoorbeeld de vragen die je ons hebt gesteld of verzoeken die je hebt ingediend
Per e-mail, telefoon of schriftelijk contact opnemen met één van de medewerkers van Flox
Deel te nemen aan een sociale-media-activiteit (door bijvoorbeeld op 'Vind ik leuk' of 'Delen' te klikken) of u via jouw social media account aan te melden
Je te abonneren op een nieuwsbrief of vacature-alert van Flox
Het vrijwillig deelnemen aan enquêtes of deel te nemen aan een actie, spel of prijsvraag
Cookies die op jouw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer je onze websites bezoekt

Welke gegevens verzamelen wij?
Als jij je bij ons inschrijft of solliciteert, verzamelen we de volgende gegevens:

NAW-gegevens, e-mailadres, telefoon en overige contactgegevens
Geboortedatum, geboorteplaats
Geslacht
Jouw werkervaring en gevolgde opleidingen en trainingen
Eventuele verstrekte referenties of getuigschriften (en evt. kopie voorkant rijbewijs)
Jouw motivatie
Burgerlijke staat
Bankrekeningnummer
Beschikbaarheid
Foto of video (op vrijwillige basis)

Vanaf het moment dat je voor ons gaat werken:

BSN
Verklaringen omtrent gedrag
Kopie ID-bewijs, werkvergunning
Nationaliteit
Overige gegevens benodigd voor het voeren van een personeels-, salaris- en verzuimregistratie
Ondernemingsgegevens (ZZP)
Inloggegevens persoonlijke account

Afhankelijk van de voorkeuren die je hebt ingesteld op verschillende sociale mediasites, en jouw instellingen ten behoeve van onze site, kan bepaalde persoonlijke informatie worden gedeeld met Flox, bijvoorbeeld over jouw online activiteiten en sociale media profielen.

Welke persoonsgegevens van zakelijke relaties verwerken we?

Wij verwerken ook persoonsgegevens van zakelijke relaties. Dit betreffen doorgaans de contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en andere instanties waarmee Flox een zakelijke relatie onderhoudt. Doorgaans betreft dit de namen, contactgegevens en functies van contactpersonen met als doel het doen van aanbiedingen over de dienstverlening en overige activiteiten, de zakelijke relatie te onderhouden en/of het aangaan van een opdrachtovereenkomst.

Welke bijzondere persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging of strafrechtelijk verleden.

Wij wijzen je erop geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen op het door jou verstrekte of geüploade cv. Denk dan vooral aan je BSN, gegevens over je afkomst of gezondheid of gegevens over je strafrechtelijk verleden. Desondanks kan het voorkomen dat dergelijke door jou op vrijwillige basis verstrekte gegevens door ons verwerkt worden. Flox zorgt er voor dat alleen die personen toegang hebben tot deze gegevens die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

We kunnen jouw persoonsgegevens delen met service providers, zakenpartners (zoals klanten, opdrachtgevers) en andere derde partijen (zoals belastingdienst, verzekeraars, het UWV of arbodiensten), in overeenstemming met de geldende wetgeving. Soms biedt Flox een dienst aan in samenwerking met een ander bedrijf (zakenpartner). Indien jouw goedkeuring wettelijk is vereist of Flox de mening is toegedaan dat jouw goedkeuring gepast is, zal Flox altijd jouw goedkeuring vragen voordat jouw persoonsgegevens worden gedeeld. In de regel zal Flox persoonsgegevens alleen vrijgeven in overeenstemming met dit privacystatement en/of indien dit wettelijk is vereist. Ingeval Flox (een deel van) haar bedrijf verkoopt, kan deze overdracht ook de overdracht van jouw aan dat bedrijf gerelateerde persoonsgegevens aan de nieuwe eigenaar inhouden.

Flox kan jouw persoonsgegevens opslaan in een cloud. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens in opdracht van Flox door een cloudservice provider kunnen worden verwerkt en opgeslagen. Flox heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze cloudserviceproviders, waaronder het vereiste dat jouw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hierboven vermelde doeleinden.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben. Hierbij nemen we eventuele wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld ten behoeve van de fiscus (belastingdienst), in acht.

Welke rechten heb jij?

We verwachten van jou dat je jouw gegevens zelf up to date houdt. Wijzigingen kun je doorgeven via jouw contactpersoon of via info@floxwerkt.nl.

Indien je niet wilt dat Flox jou persoonlijke aanbiedingen of informatie stuurt, kun je dit Flox laten weten via jouw contactpersoon of door dit via een reply aan te geven via de e-mails die je ontvangt.

Ook wijzen wij je op jouw wettelijke recht van inzage, correctie, wissing en beperking. Verzoeken tot correctie kun je doorgeven aan jouw contactpersoon. Overige verzoeken hiertoe kun je indienen via onderstaande contactgegevens. Op jouw verzoek zullen wij binnen 4 weken reageren.

Welke cookies plaatsen wij?

Deze website maakt gebruik van cookies en slaat technische informatie op. Cookies zijn kleine informatiebestanden die een website op jouw apparaat (bijvoorbeeld computer of smartphone) achterlaat. Dit betreft bijvoorbeeld:

IP-adres van de bezoeker
Datum en tijd van het bezoek
URL van de verwijzende site (de site waarvan de bezoeker afkomstig is)
De op onze website bezochte pagina‘s
Informatie over de gebruikte browser (type en versie, besturingssysteem, etc.)

Technische informatie en cookies worden door ons gebruikt om jouw bezoek op de website(s) te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en de relevantie van het aanbod op deze website(s) te verhogen. Cookies kunnen zowel door ons als door andere partijen met wie wij samenwerken worden geplaatst.

Hieronder vindt u een overzicht van soorten cookies die worden gebruikt.

Functionele cookies

Dit zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website naar behoren te laten functioneren en een gevraagde dienst te leveren. Deze cookies worden gebruikt om bepaalde gebruikers- en voorkeursinstellingen te bewaren, eventuele inloggegevens op te slaan, en om het gebruikersgemak van de website te optimaliseren. Tijdelijke gegevens worden opgeslagen om pagina’s sneller weer te kunnen geven en om te kunnen zien of een gebruiker is ingelogd.

Analytische cookies

Deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over het gebruik van de website. Hiervoor wordt onder meer gebruik gemaakt van de software van Google Analytics. Hiermee wordt o.a. het aantal websitebezoekers, de bezochte pagina’s en duur van hun verblijf vastgelegd. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de dienstverlening te verbeteren en de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de wensen en de behoeften van de gebruikers.

Tracking- of advertentiecookies

Tracking cookies zijn cookies die gegevens verzamelen over het (internet) gedrag van de gebruiker van de website. Deze tracking cookies worden gebruikt om de gebruiker optimaal gebruik te kunnen laten maken van onze website. Zo worden deze cookies gebruikt om informatie over het bezoek vast te leggen zodat relevante informatie bij een volgend bezoek voor het gemak van de gebruiker kan worden gebruikt door bijvoorbeeld het al invullen van formulieren of aanbieden van advertenties of vacatures die passen bij het (zoek)profiel van de gebruiker.

Zoals je ziet is het voor jou handig om met cookies te werken. Maar als je bezwaar maakt tegen gebruik van cookies kun je deze zelf ook verwijderen van jouw pc. Zie voor meer informatie bijvoorbeeld: https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/cookies-verwijderen) of via de privacy instellingen van uw mobiele device.

Op deze website kun je informatie via social media delen, via de aanwezige social media buttons. Door op deze button te klikken, word je doorgeleid naar de website van de desbetreffende derde partij. Voor het gebruik van de cookies van deze partijen verwijzen wij naar de informatie hierover op de websites van deze derde partijen. 
Op onze website kunnen links gebruikt worden die leiden naar sites van derden, welke dus niet beheerd worden door Flox. We wijzen je erop dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud, gebruik of het privacybeleid van deze sites.

Hoe beveiligen we de verwerking van persoonsgegevens?

Flox doet er alles aan om de persoonsgegevens die jij verstrekt, tegen onrechtmatig gebruik, verlies, of ongeoorloofde toegang te beschermen. Daartoe maakt Flox gebruik van verschillende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen, het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers, en encryptie van bepaalde typen gegevens, zoals financiële informatie en andere gevoelige gegevens.

Wat te doen bij een datalek?

Vanaf 1 januari 2016 is er een gewijzigde wettelijke regeling voor wat betreft de melding van datalekken. Indien je het vermoeden hebt dat er sprake is van een datalek, verzoeken wij je dit direct te melden via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen?

De tekst van dit privacystatement is van mei 2018. Eventuele nieuwe versies worden op onze website gepubliceerd.

Vragen, opmerkingen, klachten?

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop Flox omgaat met jouw persoonsgegevens, dan kun je per post of per e-mail contact met ons opnemen.